Intelligence économique & stratégique - Stratégie d'innovation

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La méthode 5S est un outil qui a été conçu pour réduire les délais et les pertes de temps. Cet outil repose sur cinq principes, dont les appellations japonaises commencent par le son « S ».

Voici donc les 5S japonais suivi de la version détaillée traduite en français:

1. Seiri: S’organiser en éliminant les choses inutiles.
   
2. Seiton: Situer les choses utiles à la bonne place.
   
3. Seiso: Scintiller en nettoyant et en corrigeant les endroits difficiles d’accès
   
4. Seiketsu: Standardiser en rendant visuel tout modification ou non-maintien de l’ordre
   
5. Shitsuke: Suivre en effectuant des vérifications à certaines fréquences pour s’assurer du respect de l’ordre.

Présentation de la démarche

Les personnes concernées par ce projet n’étant pas familière avec les notions de qualité et de processus, j’ai donc commencé par présenter et d’expliquer le plus clairement possible l’objet du projet et ses objectifs.  Ma démarche s’organise donc en 4 phases distinctes :

• Phase 1 : lancement du projet, présentation de la démarche et mobilisation des ressources.
• Phase 2 : description macroscopique de notre activité et identification des processus élémentaires.
• Phase 3 : description détaillée des processus.
• Phase 4 : mise en place d’outils et de méthodes de pilotage de ces processus.

À Pyxis, je sais que des équipes utilisent Scrum alors que d’autres utilisent Scrumban. Est-ce que je pourrais aussi adopter une de ces deux méthodes?

Tout à fait. Pour t’aider à faire ton choix entre les deux méthodes, tu dois déterminer si ton contexte de travail est un processus ou bien un projet.

Par exemple, si ton équipe traite des demandes par une série d’activités et des procédures, il s’agit probablement d’un processus. Dans ce cas, la méthode Scrumban est la plus adaptée, car elle vous aide à éliminer le gaspillage et à réduire le temps de traitement de vos demandes.

Dans le cas où ton équipe travaille à la réalisation d’un projet (ex. : l’organisation d’un événement client), et que le résultat final du projet est incertain, alors vous devriez utiliser Scrum. La méthode Scrum permet de livrer une solution avec la plus grande valeur possible, et ce, en vérifiant et en livrant fréquemment des incréments de la solution et en ajustant la planification selon les résultats obtenus.

La revue documentaire, phase primordiale de l’audit, permet, de se préparer efficacement pour aller à l’essentiel lors de l’audit.

L’objectif de cette préparation est :

1. d’identifier la présence écarts présumés à partir des documents examinés ;
2. de focaliser son attention sur des aspects jugés sensibles lors des précédents audits  (Cf. la définition du point sensible sur l’article Formalisez des constats d’audit pertinents, la qualité de vos audits en dépend) ;
3. de bâtir un guide d’audit, support des entretiens avec les audités.

Les résultats attendus pour la direction et l’encadrement :

• Offrir une vision globale du système que constitue l’organisme et la connaissance détaillée et factuelle de ses principaux rouages.
• identifier et à hiérarchiser les activités les plus contributives à l’atteinte des objectifs de l’organisme en particulier la satisfaction des clients et des autres parties intéressées.
• Mettre en évidence les interactions et des corrélations entre les activités.
• Permettre l’optimisation des flux matériels et immatériels.
• Aider à la répartition optimale des ressources à disposition.
• Mieux maîtriser les activités externalisées qui font partie intégrante du système de processus.

Les résultats attendus pour le personnel :

• Développer la communication interne et des échanges d’information au sein de l’organisme.
• Permettre une plus grande implication, car il est mieux au fait des objectifs de l’organisme, de la répartition des responsabilités pour les atteindre.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus et donc à l’amélioration continue de la performance globale de l’organisme.
• Décloisonner les activités réalisées au sein des services par une approche transverse.

Les processus élémentaires qui seront décrits au cours de cette phase seront ceux qui auront été identifiés comme étant des processus cruciaux et ceux pour lesquels on aura décelé un déficit de performance (voir étape n°2).