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Le document numérique ne cesse de se propager au détriment de son homologue papier. Les factures fournisseurs ne sont pas en reste. Leur dématérialisation entraîne non seulement des gains de productivité mais aussi une amélioration de la relation avec les fournisseurs.
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Stéphane NEREAU's insight:
Pour le moins séduisant… mais des freins demeurent, à commencer par le manque de connaissance et de visibilité sur les solutions existantes, en particulier pour les sociétés de taille moyenne, « qui considèrent la dématérialisation des factures comme réservée aux grands groupes », indiquent EY et Dimo Gestion. Mais aussi le manque de temps, le volume trop faible de factures, ou encore la méconnaissance du cadre juridique et légal sur la dématérialisation des factures, cité par 42% des DSI et 50% des DAF. Et surtout, d’après le livre blanc, la dématérialisation n’offrirait un rendement optimal qu’à partir de 20.000 factures par an…
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Selon les acteurs interrogés, près de 30 % du temps utilisé par un service comptable est occupé à répondre aux demandes de statut de traitement des factures. S'y ajoute parfois un coût de traitement papier estimé entre 14 et 17 €, contre 11 € pour un circuit numérique automatisé. Il est pertinent, dans ce cas, de se demander si le passage à un projet de facture numérique n'est pas indispensable.
À l'instar de nombreux projets informatiques, la dématérialisation est motivée en premier lieu par des gains de productivité. " En passant d'un traitement manuel à une automatisation / numérisation des factures entrantes, nos clients constatent des gains de productivité de 60 % en moyenne, avec un ROI mesurable au bout de 6 à 18 mois ", souligne François Lacas, directeur marketing opérationnel d'Itesoft. Par ailleurs, la fluidification et la sécurisation apportées sont appréciées : la daf est en mesure, à tout moment, de savoir à quel niveau de traitement se trouvent les documents, tout en connaissant l'identité de la personne qui les traite.